Jede Geschäftskorrespondenz, die Ihre Firma verlässt, ob per Brief oder E-Mail muss Pflichtangaben enthalten.
Bei den Pflichtangaben geht es nicht um Bürokratie, sondern darum, Ihre Geschäftspartner und Kunden darüber zu informieren, mit wem genau sie Verträge schließen und an wen sie sich im Streitfall zu wenden haben.
Geregelt sind die gesetzlichen Vorschriften in den §§ 37a, 125a und 177a des Handelsgesetzbuches (HGB), im § 35a des GmbH-Gesetzes (GmbHG) und im § 80 des Aktiengesetzes (AktG).
Firmen, die sich nicht an die Pflicht zur Veröffentlichung dieser Angaben halten, müssen im Zweifel mit Ordnungsstrafen rechnen.
Als geschäftliche Korrespondenz gilt in der Regel der gesamte externe Schriftverkehr, d.h. jede schriftliche Mitteilung, die sich an einen oder mehrere Empfänger außerhalb der eigenen Firma richtet. Dabei kommt es nicht darauf an, in welcher Form der Schriftverkehr übermittelt wird. Ausschlaggebend ist, dass die Nachrichten beim Empfänger in Textform (Papier oder Bildschirm) ankommen.
Neben Briefen, E-Mails und Faxen sind das z. B. Rechnungen, Angebote, Bestell- und Lieferscheine oder Aufträge, Auftrags- und Anfragebestätigungen sowie Quittungen.
Nicht als Geschäftsbriefe gelten in der Regel Werbung, unverbindliche PR, die sich an einen unbestimmten Personenkreis richtet oder auch Anzeigen in Zeitungen und Zeitschriften. Natürlich unterliegt auch interner Schriftverkehr nicht den Pflichtangaben.
Konkrete Vorschriften darüber, wo auf dem Geschäftsbrief die Pflichtangaben abgedruckt werden müssen, gibt es nicht. Aber die Angaben müssen deutlich lesbar sein.
Bei E-Mails ist es sinnvoll, die Angaben in die Signatur aufzunehmen, bei Briefpapier stehen die Angaben meist in der Fußzeile.
▪ Vorname (mindestens einer, ausgeschrieben)
▪ Zuname (Familienname)
▪ ladungsfähige Anschrift
▪ bei mehreren Gesellschaftern einer BGB-Gesellschaft o.g. Angaben zu allen Gesellschaftern
▪ Vollständiger Firmenname in Übereinstimmung mit dem im Handelsregister eingetragenen Wortlaut
▪ der Rechtsformzusatz wie „eingetragener Kaufmann“, “eingetragene Kauffrau“ oder eine allgemein verständliche Abkürzung dieser Bezeichnung wie z. B. „e.K.“ oder „e.Kfr.“
▪ Ort der Handelsniederlassung
▪ Registergericht
▪ Nummer, unter der die Firma im Handelsregister eingetragen ist
▪ Vollständiger Firmenname in Übereinstimmung mit dem im Handelsregister eingetragenen Wortlaut
▪ Rechtsform (OHG oder KG)
▪ Sitz der Gesellschaft
▪ Registergericht des Sitzes der Gesellschaft
▪ Nummer, unter der die Gesellschaft im Handelsregister eingetragen ist
▪ Vollständiger Firmenname in Übereinstimmung mit dem im Handelsregister eingetragenen Wortlaut
▪ Rechtsform der Gesellschaft (GmbH / UG (haftungsbeschränkt)
▪ Sitz der Gesellschaft
▪ Registergericht des Sitzes der Gesellschaft
▪ Nummer, unter der die Gesellschaft im Handelsregister eingetragen ist
▪ Alle Geschäftsführer und – sofern die Gesellschaft einen Aufsichtsrat gebildet und dieser einen Vorsitzenden hat – der Vorsitzende des Aufsichtsrates mit Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen
Bei einer Gesellschaft, bei der keine natürliche Person als persönlich haftender Gesellschafter beteiligt ist, sondern eine GmbH oder eine AG müssen folgende Pflichtangaben gemacht werden.
▪ Vollständiger Firmenname in Übereinstimmung mit dem im Handelsregister eingetragenen Wortlaut
▪ Rechtsform der Gesellschaft (GmbH & Co. KG; GmbH & Co. OHG; AG & Co. KG und AG & Co. OHG)
▪ Sitz der Gesellschaft
▪ Registergericht des Sitzes der Gesellschaft
▪ Nummer, unter der die Gesellschaft im Handelsregister eingetragen ist
Zusätzlich müssen auf den Geschäftsbriefen der Gesellschaft für die persönlich haftenden Gesellschafter (GmbH oder AG) die Angaben gemacht werden, zu denen diese Gesellschafter ihrerseits verpflichtet sind.
▪ Vollständiger Firmenname in Übereinstimmung mit dem im Handelsregister eingetragenen Wortlaut
▪ Rechtsform der Gesellschaft (AG)
▪ Sitz der Gesellschaft
▪ Registergericht des Sitzes der Gesellschaft
▪ Nummer, unter der die Gesellschaft im Handelsregister eingetragen ist
▪ Alle Vorstandsmitglieder sowie der Vorsitzende des Aufsichtsrats mit dem Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen. Der Vorsitzende des Vorstands muss als Vorstandsvorsitzender bezeichnet werden.
▪ Falls die Gesellschaft abgewickelt wird, ist ein entsprechender Hinweis notwendig.
Es können selbstverständlich auch zusätzliche Angaben gemacht werden. Empfehlenswert ist es, neben der genauen Anschrift die Telefon- und Faxnummer, E-Mail- und Internet-Adressen auch Bankverbindungen sowie die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer anzugeben.
Bitte beachten Sie, dass für den Vorsteuerabzug erforderlich ist, dass auf allen Rechnungen die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer angeben ist.
